Un programa de formación de empleados es una estrategia fundamental para apuntalar las fortalezas de la empresa, mejorar los procedimientos y la operación, así como contribuir con la retención de los talentos. Dicho de otro modo, es un documento donde se traza la política de capacitación y formación de la organización.
Muchas empresas tienen programas de formación de empleados de forma continua. Otras los implementan ocasionalmente. Asimismo, se pueden diseñar planes micros, para unidades o departamentos, o para grupos amplios de la organización. Sin embargo, más allá de estas especificidades, los beneficios de este tipo de planes son evidentes.
Fomentar el aprendizaje dentro de la organización contribuye con el desarrollo no solo de los talentos a nivel personal, sino también con el de la empresa a nivel general. Es una vía para potenciar mejores resultados, fortalecer procesos y comprometer a los empleados con la empresa.
Si es la primera vez que vas a diseñar un programa de formación de empleados en tu organización, queremos compartirte unas recomendaciones claves para que logres los mejores resultados.
Cómo diseñar un programa de formación de empleados
1. Analiza la situación actual
Hay que revisar internamente cómo se encuentra la organización, qué necesidades de talentos tiene y cuál es el nivel de los talentos existentes para cubrir las carencias que tenga la organización.
Esta revisión puede comenzar con un análisis DOFA, pero también puede incluir encuestas tanto a los coordinadores y directores de equipos, como a los propios colaboradores.
Ejecutar un programa de formación de empleados cuando hay un buen clima laboral es la situación ideal. Si este clima no está en su mejor momento, pues habrá que buscar la mejor estrategia para “vender” la idea entre los colaboradores y conseguir que forme parte del llamado salario emocional.
2. Revisa o realiza mediciones de desempeño
Si ya has realizado mediciones de desempeño entre los empleados, revisa esos resultados. Si aún no las han hecho, es buen momento de hacerlo antes de diseñar un programa de formación de empleados.
Hay distintas formas de evaluar el desempeño: desde la clásica evaluación del supervisor a los supervisados, hasta la evaluación entre compañeros, la autoevaluación y las evaluaciones de los clientes.
3. Planifica bien toda la hoja de ruta
Uno de los errores más frecuentes al diseñar un programa de formación de empleados es la ausencia de una planificación completa. No se trata de que contratar un curso porque lo solicitó un departamento o porque hay una oferta en el mercado.
La capacitación debe tener objetivos claros. Debe precisar las carencias del equipo, pero también debe saber cuáles son los perfiles que necesita la organización para seguir creciendo.
4. Precisa cómo seleccionarás al talento
La selección del grupo objetivo de la formación es producto del análisis de los puntos precedentes. Esencialmente, esta selección dependerá de los objetivos de la empresa, de que las habilidades que se quiera potenciar tengan un impacto positivo a corto, mediano y largo plazo, y de que los conocimientos adquiridos se puedan aplicar al 100% en la jornada diaria.
5. Define política y evaluación
Para diseñar el programa de formación de empleados hay que definir cuál es la política de la empresa en torno a la capacitaciónd de sus talentos. Igualmente, hay que precisar cómo se evaluarán los programas de formación. Recuerda la máxima: lo se no se mide, no se puede mejorar, no sabes si cumplió con lo esperado.
Qué secciones tiene un programa de formación de empleados
- Introducción. Aquí se justifica el programa en función del plan estratégico de la empresa, el diagnóstico de las necesidades de la organización y el análisis del clima laboral.
- Política de formación de la empresa. Hay que explicar en qué condiciones se aplicará el programa de formación de empleados: ¿Es obligatorio? ¿El colaborador asume o retribuye una parte del costo? ¿Quiénes pueden participar? ¿Cada cuánto se realizarán las capacitaciones?
- Objetivos de la formación. Hay distintos tipos de objetivos, por lo tanto, que precisar hacia dónde apunta la formación: fortalecer conocimientos, habilidades o destrezas; promover actitudes o comportamientos que son importantes para la organización; mejorar los resultados de la empresa, entre otros.
- Gestión de la formación. Aquí se incluyen: número de alumnos, tipos de cursos, cantidades de cursos, horas de formación. Esta gestión incluye un cronograma de ejecución del programa.
- Desempeño. Establecer cómo se evaluarán los resultados de la formación. Precisa cuáles son los KPI que se deben alcanzar.
- Presupuesto. Precisar cuál es el costo del programa, cuáles son los costos por persona y por hora.
Si ya detectaste cuáles son las necesidades de capacitación del equipo y quieres diseñar un programa de formación de empleados, tienes que no solo conocer la oferta académica de ESPAE, sino también el programa ejecutivo que está en permanente evolución para atender las necesidades de las dinámicas cambiantes de la actualidad.
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