No es raro ver como la gestión de proyectos se malinterpreta como seguir un cronograma y su respectivo cumplimiento de tareas. Sin embargo, es mucho más que eso. Las fases de la gestión de proyectos es una metodología que te permite generar y ampliar conocimientos las distintas operaciones que se llevan al interior de una empresa.
El Project Management Institute (PMI) es el organismo que ha definido este modelo de cinco fases de gestión de proyectos. Lo hizo a través de la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos, una referencia obligada para todos los profesionales del área de gestión de proyectos, que buscan ampliar conocimientos y habilidades en materia de gestión de proyectos
¿Por qué es tan importante conocer las cinco fases de la gestión de proyectos? Es lo que se conoce como ciclo de vida de la gestión de proyectos. Comprender su estructuración y funcionamiento, ayuda a implementar mejores procesos internos, obtener mejores resultados y con ellos, generar los cambios o mejoras que se impulsan bajo un nuevo proyecto.
5 fases de la gestión de proyectos
1. Inicio del proyecto
En la primera fase de la gestión del proyecto se analiza la idea y la viabilidad del plan que se pretende ejecutar. Un resultado positivo en esta etapa es la base para avanzar hasta la siguiente.
El gerente de proyecto analiza si la empresa debe embarcarse o no en el proyecto que se tiene enfrente. Para ello, se hace un análisis del alcance del proyecto, los riesgos de la ejecución, beneficios esperados en función plazos y costos, y calidad que se espera en cada etapa.
Para ello, se cuenta con dos herramientas fundamentales:
- Documento del caso: donde se presenta la idea inicial junto con todas las necesidades del proyecto y se hacen las estimaciones financieras.
- Estudio de factibilidad: aquí se precisa la correspondencia entre metas del proyecto, cronograma y costos para ver si es posible ejecutar el plan.
Los proyectos que pasan bien ponderados en estas dos documentaciones, son los que avanzan a la siguiente etapa.
2. Planificación del proyecto
Una vez que el proyecto tiene luz verde, se necesita una planificación sólida, bien estructurada en la que se tracen los objetivos que se deben cumplir en el tiempo previsto. Para ello, se puede utilizar la metodología de los objetivos SMART. En la planificación se trazan tareas y se especifican los recursos necesarios para cumplir con las tareas. Un error en la planificación puede ser muy costoso para la organización.
Este plan es la base para posteriormente especificar aspectos fundamentales como cuáles son las vías para obtención de recursos, financiamiento, materiales, entre otros.
Esta fase de la gestión del proyecto proporciona a los equipos directivos los insumos para manejar los riesgos, gestionar los recursos, comunicar el alcance del proyecto a las partes interesadas y los proveedores.
3. Ejecución del proyecto
En la tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su potencial, conocimiento y experiencia para el logro del objetivo. Por lo general, esta fase incluye:
- Organización del entorno de trabajo.
- Asignación de las actividades planificadas a los recursos disponibles.
- Ejecución de la planificación.
- Gestión de las peticiones de cambio que se deriven de la ejecución.
La ejecución responde directamente de la planificación para el logro de sus objetivos. Por lo tanto, va acompañada del necesario seguimiento y control del proyecto. El profesional o gerente de proyectos vela tanto porque la planificación se cumpla según lo pautado, como porque se garantice la calidad del trabajo.
Para esta etapa hay herramientas tecnológicas que facilitan el seguimiento de las distintas actividades a realizar.
4. Supervisión y control de proyectos
Con frecuencia, la fase de supervisión y el control a veces se combinan con la ejecución, se producen de manera simultánea. A medida que los equipos ejecutan lo planificado, se hace un seguimiento del proceso.
El gerente de proyectos debe y puede detectar si se producen desviaciones. Esto es clave para que no se conviertan en problemas para el éxito del proyecto. Por lo tanto, esta fase incluye:
- Definifición de los indicadores claves de seguimiento.
- Supervisión y control de tareas e hitos planificados.
- Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
- Control y manejo de incidencias.
- Generación de informes de seguimiento.
Para garantizar la entrega del proyecto, los equipos deben supervisar las tareas para prevenir la pérdida de alcance, calcular los indicadores clave de rendimiento, rastrear las variaciones del costo y el tiempo asignados. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en marcha sin problemas.
5. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto es una fase final de control. En esta fase se comunica la finalización a las partes interesadas y se liberan los recursos para la puesta en marcha de otros proyectos.
Es el momento en que el equipo de proyectos evalúa la documentación sobre el trabajo realizado y analiza los resultados obtenidos frente a los estimados. De aquí se generan aprendizajes para el próximo proyecto. Los éxitos y los errores por igual son fuente de información y conocimiento para construir procesos más sólidos y equipos más eficientes.
Dividir la ejecución de un proyecto en estas cinco fases es muy útil para facilitar la gestión y el control de proyectos, incluso si son muy complejos. Si te interesa saber más sobre la gestión de proyectos puedes tomar la Maestría de Gestión de Proyectos de ESPAE.
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