Para aumentar la productividad personal, has organizado una larga lista de tareas a realizar. Comienza tu día y, en vez de empezar por lo que está en la lista, te distraes con imprevistos o esa información “importante” que viste en tus redes sociales.
Cuando logras volver a la lista, ya llegó el mediodía. Después de almorzar, ya no tienes la misma energía para iniciar ese proyecto nuevo que era para hoy. Por lo tanto, queda para mañana. Ante lo cual, la lista crece y con ella esa amarga sensación: el día no fue lo productivo que esperabas.
Sabemos que la organización es la base de la productividad, pero no es suficiente. Steve Pavlina, escritor y conferencista que se ha enfocado en estrategias para aumentar la productividad personal, simplifica el concepto en la siguiente fórmula: Productividad = Valor / Tiempo.
Dicho de otro modo, si se quiere mejorar el desempeño individual, se debe precisar el valor de lo que se hace y definir el tiempo en que se hace. Por lo tanto, eres productivo cuando eres eficiente en hacer lo que es más valioso para alcanzar una meta específica, en un plazo de tiempo determinado.
¿Cómo aplicar ese concepto a la jornada diaria para mejorar y obtener mejores resultados? Empecemos por entender cuáles son las situaciones que afectan la productividad personal y para luego ser efectivos a la hora de erradicarlas.
Situaciones que afectan la productividad personal
Largas jornadas laborales
El trabajo eficiente es el que se realiza en el mínimo tiempo. Muchas empresas, líderes y directivos han confundido largas jornadas laborales con productividad, cuando son muestra de todo lo contrario. Las jornadas excesivas son muestras de mala organización y peor gerencia. Además, pueden dejar a más de un colaborador con el síndrome del trabajador quemado.
Ausencia del descanso
Las largas jornadas laborales significa menos descanso. Sí, hay que cumplir con los objetivos previstos, pero sin que se vea afectada la salud física o emocional de las personas. Todos dentro de la organización, líderes y colaboradores, necesitan descansar para recuperar energías y hacer frente al nuevo día con entusiasmo y motivación.
Metas poco factibles
La planificación tiene que ser realista, pues al exagerar el número de tareas o actividades que finalmente no se pueden cumplir genera insatisfacción y malestar. Entonces es mejor tener una planificación que se pueda cumplir. Los grandes objetivos se tiene que desmenuzar en pequeñas metas que poco a poco se van alcanzando.
Mala gestión del tiempo
Aunque la lista de actividades a realizar sea larga, hay que priorizar. Si se comienza por lo menos importante, se agota la energía y el tiempo para lo más importante. La mala administración del tiempo además de improductiva e ineficiente, termina produciendo mucho malestar. Los directivos no están contestos con los resultados de los colaboradores, y estos a su vez quedan frustrados e insatisfechos.
Cómo aumentar la productividad personal
1. Aprovecha las mañanas
En las mañanas, después del descanso nocturno, hay más energía y mejora la concentración, por lo tanto, es un gran momento para hacer las tareas más pesadas o exigentes.
¿Tienes que preparar un informe o hacer una presentación de un proyecto? Aprovecha que estás más fresco en las mañanas para que toda tu concentración se ponga en el logro de este objetivo. Deja las tardes, para tareas más ligeras o mecánicas.
2. Divide lo más grande en pequeñas metas
Es preferible que esa tarea que amerita mayor atención y tiempo, la dividas en pequeños avances que vas logrando a diario. Ese progreso paulatino en “pequeñas victorias”, te ayudará a llegar al objetivo en el tiempo previsto sin que tengas que someterte a un estrés innecesario por dejarlo todo para el último minuto.
3. Aprende a decir que no
Está bien ser colaborador y estar siempre disponible para revolver cualquier imprevisto, pero es importante que esa disposición a colaborar con los demás no interfiera con el logro de tus objetivos. Si planificas tu tiempo laboral, respétalo y deja para más tarde cualquier apoyo que puedas prestar a los demás.
4. Toma pequeños descansos
Organiza tu jornada para que puedas tomar pequeños descansos. Estos descansos los puedes tomar luego que alcanzas una meta o incluso cada 25 minutos, tomas un descanso de 5 minutos. Es lo que se conoce como la técnica del pomodoro.
Aprovecha los minutos de descanso para despegarte de lo que estás haciendo, y así retornar más relajado. Activa alarmas en el computador o en el teléfono móvil para que efectivamente tomes esos pequeños descansos.
5. Aprende a pedir ayuda
Aunque te hayas propuesto ser el mejor empleado, lo cierto es que es poco probable que sea el mejor en todo. Entonces, evita llenarte de tareas que otro compañero lo sabrá hacer mejor, tanto en calidad del trabajo como en tiempo invertido. Es bueno y saludable reconocer las propias capacidades y habilidades, y pedir ayuda cuando sea necesario.
6. Conoce y aprovecha las posibilidades de tus herramientas tecnológicas
Hay todo tipo de herramientas tecnológicas para hacer más productivo y eficiente el trabajo, pero muchas veces apenas utilizamos las funciones básicas. Con lo cual perdemos la posibilidad de ser más eficientes si conocemos todo el potencial de las herramientas.
Entonces, en tus momentos libres, estudia todo lo que la tecnología puede ofrecerte para aumentar la productividad personal. La idea es que luego lo puedas implementar en tu jornada diaria.
¿Tienes otra estrategia para aumentar la productividad personal? Compártela en la sección comentarios
1 comentario
Muy buen artículo, contiene muchos consejos importantes. A mí, además, me gusta mucho utilizar algún tipo de herramienta que me recuerde qué tareas tengo que hacer cada día. Para mí desde hace mucho tiempo es la herramienta Kanban Tool (kanbantool.com/es) y estoy muy contenta con ella.