Con frecuencia se dice que lo que no se mide no se puede evaluar y mejorar. Es así. Por eso es tan importante que toda gestión administrativa, de proyectos o marketing cuente con KPI claramente definidos que permitan una oportuna y consecuente revisión para implementar los correctivos que sean necesarios y lograr las metas propuestas.
Pero, ¿qué son los KPI? Estas siglas corresponden a Key Performance Indicator, lo que en español traduce como Indicador Clave de Rendimiento. Este es un sistema de medición, generalmente expresado en números porcentuales, con el cual se estima el grado de progreso o avance de un objetivo.
Estos indicadores de desempeño no son exclusivos de las grandes empresas u organizaciones. Por pequeño que sea tu negocio o emprendimiento, es importante definir unos indicadores de desempeño realistas que te ayuden a mejorar e impulsar los logros que estimes convenientes.
¿Para qué sirven estos indicadores?
Los KPI son fundamentales para toda organización que quiere evaluar su desempeño y hacer las mejoras que sean necesarias para conseguir su propósito. En este sentido, son útiles para:
- Saber si se están logrando los objetivos estratégicos.
- Comprobar si la organización sigue enfocada en su misión y visión.
- Controlar los procesos y la ejecución de los proyectos.
- Agilizar y mejorar la gestión administrativa.
- Evaluar el posicionamiento de la organización frente a la competencia.
- Enfocar el rumbo de la empresa.
- Encontrar fallos o errores en la operación y propiciar las mejoras.
- Precisar resultados y monitorear la evolución del negocio.
- Conseguir clientes más satisfechos, dispuestos a repetir su compra y a recomendar nuestros servicios.
¿Cómo definir los KPI?
Los KPI son una medida cuantificable que se puede utilizar para evaluar a la organización, a una persona, a un departamento, a un proyecto. Por lo tanto, para definir estos indicadores hay que tener en cuenta que deben ser:
- Alcanzables: dicho de otro modo, deben ser realistas.
- Medibles: aunque suene redundante, tienen que ser poderse medir, de lo contrario, no son un indicador de desempeño
- Exactos: toman un aspecto preciso de cada medición. No pueden haber indicadores generales o imprecisos.
- Relevantes: tampoco hacen falta cientos de KPI, hay que seleccionar los que sean más importante para la gestión.
- Temporales: todo indicador de desempeño debe poder analizar periódicamente, en lapsos de tiempos precisos.
Veamos algunos ejemplos. Para cualquier negocio, un KPI importante es captar nuevos clientes o incrementar las ventas. Entonces el indicador podría ser:
- Aumentar en 20% la captación de nuevos clientes para el cuarto trimestre del año.
- Incrementar las ventas en 15% el próximo mes.
- Subir 30% de seguidores en redes sociales en el segundo semestre.
Como puedes apreciar, estos son indicadores alcanzables, medibles, exactos, relevantes y temporales. No caigas en la tentación de definir indicadores desproporcionados.
Si no tienes la capacidad de doblar tu volumen de ventas, por ejemplo, para el próximo mes, no tiene sentido definir un KPI con un porcentaje de 100%. Analiza cuáles son tus condiciones materiales y financieras para lograr el indicador.
Un indicador exagerado, lejos de ser un elemento que dinamice tus operaciones, al no poderse cumplir, lo que puede ocurrir es que se termine convirtiendo en una frustración, por lo tanto, realmente no contribuye con la mejora de tus operaciones.
¿Qué áreas se pueden monitorear con KPI?
Los KPI son útiles para medir el progreso y la efectividad de todas las acciones que se llevan adelante dentro de una organización, por lo tanto se pueden utilizar para medir:
- Satisfacción de los clientes.
- Campañas de marketing.
- Gestión de ventas, de compras y de pagos.
- Gestión de insumos y almacén.
- Rendimiento de los trabajadores en sus actividades.
- Gestión de la inversión y su retorno, lo que se conoce como ROI.
- Cumplimiento de actividades de un proyecto.
La gestión de tu negocio u organización necesita indicadores de desempeño que le ayuden a mejorar y a tomar mejores decisiones. Incluso estos indicadores pueden estar dentro de la propia gestión de tu desarrollo profesional.
Mejorar la capacitación de tus equipos también puede ser un buen KPI para el próximo semestre. Revisa la página web de ESPAE, la primera escuela de negocios del Ecuador, y evalúa cuáles son las mejores maestrías o cursos ejecutivos que necesitan tus colaboradores.
